Manual de Nexvelia One

Alta y primer acceso

Si te acabas de suscribir

1. Tras el pago recibes un email de invitación (revisa spam). Ábrelo y pulsa el enlace.
2. Crea tu contraseña y entra: caerás directamente en el asistente de bienvenida.

Accesos siguientes

Entra siempre en crm.nexvelia.com con tu email y contraseña.

¿Has olvidado tu contraseña?

En la pantalla de acceso pulsa el enlace "¿Has olvidado tu contraseña?" e introduce tu email. Recibirás un correo con un enlace para crear una contraseña nueva y volver a entrar.

Asistente de bienvenida

Se abre automáticamente en tu primer acceso y configura la cuenta en ~5 minutos. Los pasos dependen de tu plan:

1. Tu negocio — nombre comercial, nombre fiscal, NIF/CIF, dirección, email y teléfono públicos. Aparecerán como emisor en tus presupuestos y facturas.
2. Tu marca — sube tu logo (PNG/JPG/SVG, máx. 1 MB), elige tus 3 colores corporativos y una de las 10 plantillas de documento (Clásica, Moderna, Minimal, Corporativa…).
3. Facturación — si vienes de otro programa, indica el número de tu próxima factura y presupuesto para continuar tu numeración (solo es posible si aún no has emitido documentos este año) y tu IBAN.
4. Citas (planes con citas) — crea tu primer profesional y tu primer servicio.
5. Almacén (planes con inventario) — crea tu almacén principal.
6. Equipo — invita a tus compañeros por email.

Importar tus datos (CSV / Excel)

Ajustes → Tus datos → Importar

1. Elige qué importar: clientes/contactos (con interruptor "importar como clientes" o como leads), proveedores, productos o servicios.
2. Sube tu fichero .csv o .xlsx (la primera fila deben ser los títulos de columna). Sirven directamente las exportaciones de Holded, Quipu, Billin y Pipedrive.
3. Revisa el mapeo: las columnas se detectan solas (Nombre, Email, NIF, Precio…); corrige cualquier campo con su desplegable — verás un dato de ejemplo de cada columna.
4. Mira la validación: cuántas filas entran, cuáles se omiten por falta de campos obligatorios, duplicados dentro del fichero y avisos de formato (emails o números raros).
5. Pulsa Importar y espera la barra de progreso. Los registros que ya existan en tu CRM se omiten automáticamente (por email/NIF/SKU/nombre).

Exportar tus datos y conectar Power BI

Exportar (CSV / Excel)

Ajustes → Tus datos → Exportar

Tus datos son tuyos: descárgalos cuando quieras (cubre tu derecho de portabilidad).

• Todo de una vez: un único Excel (.xlsx) con una hoja por sección (contactos, facturas, productos…).
• Por secciones: elige la sección y el formato — CSV (máxima compatibilidad) o Excel (abre directo).

Conectar Power BI, Looker o Google Sheets (en vivo)

Ajustes → Tus datos → Conexión de datos

1. Pulsa Crear una API key, ponle un nombre (p. ej. "Power BI dirección") y cópiala — solo se muestra una vez.
2. En Power BI: Obtener datos → Web, pega la URL que te indica la pantalla y añade la cabecera Authorization: Bearer TU_API_KEY.
3. Refresca cuando quieras: la conexión es en vivo y de solo lectura, y solo accede a los datos de tu organización.

Papelera: deshacer un borrado

Ajustes → Tus datos → Papelera

Cuando borras algo, no se destruye: desaparece de todas las pantallas pero se guarda 30 días por si te has equivocado. Pasado ese plazo se elimina definitivamente.

1. Entra en Ajustes → Tus datos → Papelera. Verás qué se borró, quién lo borró y cuántos días quedan.
2. Pulsa Restaurar y vuelve exactamente como estaba, con todos sus datos y sus vínculos.

Cubre facturas, gastos, presupuestos y albaranes, y también las fichas de clientes, proveedores, productos, servicios, vehículos y empleados.

Invitar a tu equipo

Ajustes → Empresa → Equipo

1. Escribe el email del compañero y pulsa Invitar.
2. Recibirá un email para crear su contraseña y entrará directamente en tu organización, viendo los mismos datos que tú.

Todos los planes incluyen 3 usuarios; los adicionales cuestan 5 €/usuario/mes. Cada usuario puede editar su nombre, iniciales y rol en Mi cuenta (tu avatar) → Perfil.

Usarlo en el móvil (PWA)

Nexvelia One es instalable como aplicación:

• Android/Chrome: abre crm.nexvelia.com → menú ⋮ → "Añadir a pantalla de inicio".
• iPhone/Safari: botón compartir → "Añadir a pantalla de inicio".

En pantallas pequeñas el menú lateral se convierte en desplegable (icono ☰), la Agenda pasa a vista de día con botón flotante +, y las tablas se desplazan lateralmente.

Buscador rápido

Lupa del encabezado, o Ctrl+K (⌘+K en Mac) desde cualquier pantalla

Escribe y salta a lo que buscas sin pasar por el menú. Encuentra:

• Clientes — por nombre, empresa, email, teléfono o NIF.
• Vehículos — por matrícula o bastidor Taller.
• Facturas y presupuestos — por su número.
• Productos — por nombre, SKU o código de barras Módulo Inventario.

Muévete con ↑ ↓, abre con Enter y cierra con Esc. Solo busca en los módulos que tengas contratados.

Datos del negocio

Ajustes → Empresa → Datos del negocio

La identidad que aparece como emisor en todos tus documentos:

• Identidad: nombre comercial (el grande de tus documentos, también lo usa el agente de WhatsApp), nombre fiscal del titular, NIF/CIF, email y teléfono públicos.
• Dirección fiscal completa (calle, CP, localidad, provincia, país).
• Cobro: IBAN — sale en el bloque "Forma de pago" de facturas y presupuestos; déjalo vacío para ocultarlo.
• Marca: logo + 3 colores corporativos (primario, acento y texto sobre primario) que tiñen tus documentos y también todo lo que ven tus clientes: la página de cobro, el portal del cliente y tu página pública de reservas.
• Pie de los documentos: el texto de "Notas" cuando el documento no lleva notas propias.

Pulsa Guardar datos del negocio al terminar. El logo y su eliminación se guardan al instante.

Plantillas de documentos

Ajustes → Empresa → Documentos

Diseña cómo se ven tus presupuestos y facturas con vista previa en vivo (lo que ves es exactamente lo que se imprime; conmuta entre ejemplo de factura y de presupuesto):

• Plantilla: 10 diseños para distintos sectores — Clásica, Compacta, Moderna, Minimal, Corporativa, Boutique, Lateral, Ticket, Técnica y Fresca — todas con tus colores de marca (lo que cambia es la maquetación, no la paleta).
• Interruptores: logotipo, eslogan, email/teléfono del emisor, bloque de forma de pago, IBAN, notas y marca de agua "PRESUPUESTO".
• Textos: título de factura y presupuesto, eslogan, instrucciones de pago y una línea legal para el pie (registro mercantil, RGPD…).

Numeración de tus documentos

En esa misma pantalla eliges cómo se numeran facturas, presupuestos, albaranes y resguardos. El formato es siempre prefijo · año · número, y sólo se tocan dos cosas:

• El prefijo de cada tipo de documento: FAC-, PRE-, ALB-… Puedes poner las iniciales de tu negocio o dejarlo en blanco. Debajo ves el resultado en vivo: «Quedará FAC-2026-001».
• Cuántos dígitos lleva el número: 3 (001), 4 (0001) o 5 (00001). Si facturas mucho, conviene 4.

El año y el orden no se tocan: la numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie, y el contador vuelve solo a 1 en enero.

Suscripción y módulos contratables

Ajustes → Empresa → Suscripción

• Consulta tu plan y el estado del pago (prueba, activa, pago pendiente, cancelada).
• Gestionar suscripción y recibos abre el portal seguro de Stripe: cambiar la tarjeta, descargar recibos, cancelar (mantienes acceso hasta fin del periodo pagado) o reactivar.
• Módulos contratables (los que tu plan no traiga de serie), cada uno con su interruptor y prorrateo automático:
  • Agente WhatsApp IA — 39 €/mes (o 468 €/año), 300 conversaciones al mes.
  • Proyectos — 9,90 €/mes por organización.
  • RRHH · fichaje y equipo — 0,99 € por empleado activo al mes: la cantidad se ajusta sola al dar de alta o baja empleados. En el plan Completo van 10 empleados incluidos; solo se factura el exceso.

Los cambios de plan también se prorratean: pagas solo la diferencia por los días restantes.

Clientes y contactos

Menú → Clientes Contactos/Pipeline: plan Comercial+

Una sola entrada de menú con tres pestañas, porque son tres momentos del mismo camino:

• Cartera — quien ya te compra. Es la pantalla de negocio.
• Contactos — quien todavía no. Leads y posibles clientes.
• Pipeline — el tablero para moverlos de una cosa a la otra.

Crear un cliente

1. Clientes → Nuevo cliente. Nombre (obligatorio), email, teléfono, empresa, cargo y NIF/CIF y dirección, que son los que hacen falta para facturarle.
2. Si lo que estás dando de alta es un lead, hazlo desde la pestaña Contactos: ahí sí se te preguntan la etapa del embudo, el valor estimado y de dónde viene. En el alta de un cliente no aparecen, porque a quien ya te compra no se le pregunta si es un "lead cualificado".

La cartera: en qué estado está cada cliente

La lista no es una agenda de teléfonos: te dice cómo va cada cliente con Estado, Facturado 12 m, Última compra y Por cobrar. Puedes ordenar por cualquiera de las cuatro.

El estado se calcula con el ritmo de compra de ese cliente concreto, no con una regla igual para todos:

• Nuevo — te ha comprado por primera vez hace poco.
• Activo — sigue su ritmo habitual.
• En riesgo — lleva más de lo normal en él sin comprar. Es el aviso útil.
• Inactivo — hace mucho que no aparece.
• Sin facturas — está dado de alta pero todavía no le has facturado nada.

La ficha del cliente

Concentra todo: línea de tiempo de actividades (llamadas, reuniones, WhatsApp, notas — añade una con el botón +), sus deals, facturas, presupuestos y tickets, y el acceso a su portal. Desde la ficha puedes crear directamente una factura o presupuesto para ese cliente.

Pipeline de ventas

Menú → Pipeline Comercial+

1. Nuevo deal: título, contacto, valor (o líneas de servicios que lo calculan), etapa, cierre estimado, prioridad y etiquetas.
2. Avanza el deal arrastrándolo entre columnas (Lead nuevo → Contactado → Calificado → Propuesta → Negociación → Ganado).
3. Al pasar el ratón por una tarjeta aparecen editar y borrar.

Personalizar etapas

Ajustes → Módulos → Etapas del pipeline

Renombra etapas, cambia su color y oculta las que no uses (los deals de una etapa oculta no se pierden). El Dashboard muestra el valor total del pipeline y tu tasa de cierre.

Presupuestos

Menú → Presupuestos

Crear un presupuesto

1. Presupuestos → Nuevo. Elige el cliente (su NIF y dirección deben estar en su ficha).
2. Añade líneas: concepto, detalle opcional, cantidad, precio unitario e IVA por línea (puedes mezclar 21 %, 10 %, 4 %… — el documento desglosa por tipo automáticamente).
3. Fija la validez ("Válido hasta") y las condiciones de pago: al contado, 30/60 días, personalizado o 50 % inicio – 50 % entrega (el PDF muestra el pago inicial calculado).
4. Guarda. El número se asigna solo (P-2026-0001, correlativo por año).

Enviar, aceptar y facturar

• Imprimir / PDF: botón Imprimir en el presupuesto → se abre la hoja con tu plantilla → "Imprimir / Guardar PDF".
• Si el cliente tiene portal, lo ve online y puede aceptarlo desde ahí; también puedes marcarlo aceptado tú.
• Convertir a factura en un clic: se copian las líneas y datos — solo revisas y emites.

Que el cliente lo firme desde el móvil

Sin que tenga que registrarse ni instalar nada: le mandas un enlace y firma con el dedo.

1. Pon el presupuesto en estado Enviado (un borrador no se comparte: el botón está desactivado).
2. Pulsa Enlace para firmar → el enlace se copia al portapapeles.
3. Pégalo en WhatsApp o en un email. El cliente ve el documento, y Acepta y firma o lo rechaza diciendo por qué.
4. Al firmar, el presupuesto pasa solo a Aceptado y verás la firma en su ficha, con la fecha y quién firmó.

Facturas

Menú → Facturas

Emitir una factura

1. Facturas → Nueva (o "Convertir" desde un presupuesto o un albarán).
2. Cliente + líneas con su IVA por línea (desglose automático por tipo en el PDF).
3. Condiciones de pago → el vencimiento se calcula solo (o márcala directamente como PAGADA).
4. Guarda: número automático correlativo por año (F-2026-0001). La serie inicial se fija en el asistente de bienvenida; una vez emitida la primera factura del año, la numeración no se puede alterar.

Cobros y seguimiento

• Anota cada cobro en la tarjeta "Cobros" de la factura: fecha, importe y forma de pago. Puedes anotar cobros parciales —un anticipo hoy y el resto en tres semanas— y el estado de la factura se actualiza solo: pasa a Pagada cuando la suma cubre el total, y hasta entonces te dice cuánto queda.
• Lo mismo en tus compras: anota pagos parciales a proveedor.
• El Dashboard compara facturado vs cobrado por mes, y la previsión de caja usa lo que de verdad queda por cobrar, no el total de la factura.
• El PDF sale con tu plantilla, colores, logo, IBAN y el concepto de pago (nº de factura).

Verifactu y facturas rectificativas

Ajustes → Facturación y fiscal → Verifactu · vista Imprimir de cada factura

Nexvelia One registra tus facturas en la AEAT en el momento de emitirlas (sistema VERI*FACTU, RD 1007/2023 — obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos). No tienes que hacer nada por factura: el registro es automático.

Activarlo

1. Comprueba que tus Datos del negocio (Ajustes) tienen el NIF y la razón social correctos: son tu identidad de emisor.
2. Entra en Ajustes → Facturación y fiscal → Verifactu: verás el estado del servicio y el botón "Dar de alta mi NIF". El alta se hace una sola vez; desde entonces todas tus facturas se registran a tu nombre.

El apoderamiento: firmar una vez para que se presente en tu nombre

La Agencia Tributaria no deja que nadie presente tus registros de facturación sin un apoderamiento firmado por ti. Se firma una sola vez y sirve tanto en pruebas como en producción. En Ajustes → Facturación y fiscal → Verifactu lo tienes en cuatro pasos, y la pantalla recuerda por dónde ibas aunque lo dejes a medias:

1. Tus datos — los que irán impresos en el documento. Vienen prerrellenados con lo que ya tienes en Datos del negocio; repásalos antes de seguir.
2. Genera el documento — se descarga en tu equipo ya relleno, en PDF. Si luego cambias algún dato, el CRM te pide generarlo otra vez para que no firmes una versión vieja.
3. Fírmalo — este paso ocurre fuera del CRM: hace falta tu certificado digital o DNIe, con AutoFirma (gratuita, de la Administración) o Adobe Acrobat Reader. Si el titular es una sociedad, quien firma es el administrador o apoderado y necesita un certificado de representante de entidad: un certificado de persona física a su nombre no sirve.
4. Súbelo firmado — desde la misma pantalla. Queda en validación y ahí mismo puedes consultar su estado.

Cómo funciona en el día a día

• Al guardar una factura con fecha de hoy, se registra sola y el PDF sale con el QR VERI*FACTU y la leyenda oficial. La AEAT solo admite registrar facturas del día: una factura con fecha pasada se guarda igualmente, pero sin registro (el CRM te lo avisa).
• El CRM valida el NIF del cliente antes de enviar: si el formato no es correcto te avisa para que lo corrijas en su ficha. Un cliente sin NIF genera factura simplificada (tique) y se registra igual.
• Si el registro falla (sin conexión, datos censales…), la factura queda guardada y puedes reintentar desde la vista Imprimir, donde un aviso te muestra el motivo exacto.

Regla de oro: lo registrado no se toca

Una factura registrada en la AEAT no debe modificarse: al abrirla para editar verás un aviso. Para corregirla tienes dos salidas, ambas en la vista Imprimir de la factura:

• Anular registro — comunica la anulación a la AEAT (dos clics, con confirmación; no se puede deshacer). El QR deja de imprimirse.
• Crear rectificativa — la vía correcta para corregir importes o conceptos.

Facturas rectificativas (R1–R5)

1. Abre la factura original → Imprimir → botón "Crear rectificativa" (también aparece en el aviso al editar una registrada).
2. Se abre el formulario ya preparado: mismo cliente (bloqueado), las líneas de la original en negativo — es una rectificación por diferencias: deja solo el importe que corrijas — y numeración propia R-2026-0001 (las rectificativas llevan su serie separada, como exige la normativa).
3. Elige el tipo AEAT: R1 error fundado en derecho · R2 concurso · R3 crédito incobrable · R4 resto de causas. Si la original era simplificada, el tipo es R5 y se selecciona solo.
4. Guarda: la rectificativa se registra automáticamente con la referencia a la factura original y sale con su propio QR.

Tesorería · previsión de caja

Menú → Facturas → pestaña Tesorería

Una previsión de caja a 90 días para saber, de un vistazo, si vas a tener dinero suficiente en las próximas semanas. Se calcula sola con lo que ya tienes en el CRM: tus facturas por cobrar (emitidas y sin pagar) como entradas, y tus compras por pagar como salidas.

Qué verás

• Saldo de partida: el dinero con el que arrancas hoy. Pulsa Editar para ajustarlo a mano al saldo real de tu banco — así la previsión parte de la realidad.
• Total por cobrar y total por pagar: las dos cifras que mueven tu caja en el periodo.
• Gráfico del saldo proyectado: la línea de cómo evoluciona tu caja con el paso de las semanas.
• Tabla semana a semana: entradas, salidas, neto y saldo final de cada semana.
• Aviso (semáforo): si en algún momento la caja se quedara en negativo, te marca la fecha exacta en que ocurriría — tu señal para adelantar un cobro o aplazar un pago.

Cómo cuenta cada cosa

• Solo lo que queda pendiente. Si una factura de 1.000 € ya tiene 400 cobrados, la previsión cuenta 600, no 1.000. Lo mismo con las compras a medio pagar.
• Las facturas con vencimiento futuro se cuentan en su fecha de vencimiento.
• Con las facturas ya vencidas (los morosos) eliges qué hacer para no engañarte: contarlas como cobro a +30 días, o excluirlas del cálculo.
• Las compras se cuentan en su fecha de vencimiento real si la escribiste al registrarlas. Si no la pusiste, se usan los días de pago que tengas fijados en la ficha del proveedor; y si tampoco los has fijado, Nexvelia mira cuánto sueles tardar en pagarle de verdad a ese proveedor y usa esa costumbre. Solo cuando no hay nada de eso asume 30 días — y te lo dice en pantalla.

Conciliación bancaria (extracto N43)

Menú → Facturas → pestaña Tesorería → bloque "Conciliación bancaria"

Sube el extracto de tu banco y Nexvelia te dice con qué factura o gasto casa cada movimiento. Tú confirmas cada uno — nada se marca como cobrado o pagado sin que lo decidas.

Cómo se usa

1. Descarga el extracto de tu banca online en formato N43 (a veces aparece como ".n43", ".q43" o "Norma 43" en el propio banco).
2. Pulsa Subir extracto (N43) y elige el fichero.
3. Por cada movimiento sin conciliar, Nexvelia propone hasta 3 facturas o gastos con el mismo importe (con un margen de un céntimo) — el más cercano en fecha, primero.
4. Pulsa Conciliar con… sobre el candidato correcto, o Descartar si ese movimiento no corresponde a ningún documento (una comisión del banco, por ejemplo).

Cómo empareja los movimientos

• Solo por importe (con un céntimo de margen) y cercanía de fecha. El extracto bancario no suele traer el número de factura en texto libre, así que Nexvelia no promete un cruce "inteligente" que el fichero real no puede respaldar.
• Un movimiento positivo (entra dinero) busca entre tus facturas por cobrar; uno negativo (sale dinero), entre tus compras por pagar.
• Si subes un extracto que se solapa con uno ya subido antes, los movimientos repetidos se detectan solos y no se duplican.

Cobros online con tarjeta

Ajustes → Facturación y fiscal → Cobros · botón "Enlace de cobro" en cada factura

Cobra tus facturas con tarjeta, sin datáfono y sin esperar transferencias. Nexvelia One se apoya en Stripe para el cobro, pero el dinero llega directo a tu cuenta.

Conectarlo (una sola vez)

1. Entra en Ajustes → Facturación y fiscal → Cobros y pulsa Conectar con Stripe.
2. Haz el alta guiada (unos minutos): tu identidad y tu IBAN para recibir el dinero. Al terminar vuelves al CRM con los cobros ya activos.

Cobrar una factura

• En cada factura emitida aparece el botón "Enlace de cobro": copia el enlace y mándalo por WhatsApp o email.
• Si el cliente tiene portal, además ve un botón "Pagar" junto a su factura.
• El cliente paga en una página con la marca de tu negocio (tu logo y tus colores). Cuando paga, el dinero va a tu cuenta y la factura se marca "Pagada" sola.

Agenda

Menú → Agenda

• Crear evento: clic en cualquier hueco de la rejilla semanal (o botón +). Tipo (reunión, llamada, WhatsApp, propuesta, seguimiento…), contacto, duración y tiempos de preparación y de después (desplazamientos, limpieza) que bloquean agenda sin aparecer como cita.
• Mover: arrastra el evento a otro hueco. Editar/borrar: clic sobre él.
• En el móvil ves la vista de día con flechas para cambiar de fecha y el botón flotante + para crear.
• Aviso antes de cada cita: salta en el navegador con la antelación que hayáis fijado en Ajustes → Módulos → Notificaciones (15 min por defecto, ajustable para toda la organización).
• Las citas confirmadas con teléfono reciben recordatorio por WhatsApp automático (si el agente está activo) — es independiente del aviso anterior.

Servicios y profesionales

Menú → Servicios · pestaña Profesionales plan Servicios+

1. Servicios: crea cada servicio con nombre, descripción, duración en minutos y precio (0 = "consultar"). Solo los activos se pueden reservar.
2. Profesionales (su pestaña dentro de Servicios): cada persona que atiende, con su color en la agenda, su horario semanal (apertura/cierre por día) y sus días de cierre (vacaciones, festivos).

El motor de citas cruza servicio + profesional + horario + agenda existente para calcular los huecos libres reales, e impide reservas solapadas aunque dos clientes lo intenten a la vez.

Tiempo de preparación

Al abrir un servicio, justo debajo de Duración de la cita, tienes el campo Tiempo de preparación (Menú → Servicios → abrir un servicio): Sin preparación · 5 min · 10 min · 15 min. Solo aparece si tu plan incluye el módulo de Citas Citas.

Son los minutos que quedan reservados antes de cada cita de ese servicio para adecuar la sala o la cabina y montar el material. Ejemplo típico: una clínica de depilación láser que necesita 5-10 minutos entre clientes para dejar la cabina lista. Se configura una vez en el servicio y a partir de ahí se aplica solo, sin que nadie tenga que acordarse:

• A las citas que crea tu equipo desde la agenda, a las que entran por el enlace público de reservas y a las que reserva el agente de citas de WhatsApp.
• En ese hueco previo no puede reservar nadie: ni el equipo ni un cliente desde la web.
• El bloque se pinta en la agenda delante de la cita, y el aviso previo se adelanta esos mismos minutos.
• Se puede ajustar a mano en una cita concreta: el modal de la agenda tiene su propio campo "Preparación / desplazamiento previo". Lo que trae el servicio es el valor de partida, no una imposición.

Enlace público de reservas

Ajustes → Módulos → Reservas Servicios+

Crear tu enlace

1. Pulsa Nuevo enlace: elige un identificador (será la URL: crm.nexvelia.com/reservar/tu-identificador), un título visible ("Consulta gratuita"), el profesional, el servicio y el intervalo entre huecos.
2. Copia el enlace y compártelo: firma de email, WhatsApp, redes, tu web.

Qué ve tu cliente

Un calendario con solo tus huecos libres (nunca tu agenda), elige hora, deja sus datos y confirma. La cita entra en tu agenda como pendiente, se crea el lead si no existía y ambos recibís email de confirmación/aviso.

La página lleva tu marca, no la nuestra. Muestra tu logotipo y tu nombre comercial, con una franja de tu color de marca. Todo sale de Ajustes → Empresa → Datos del negocio: no hay nada que configurar aquí, se hereda. Si no has subido logotipo se muestra tu nombre; si no tienes ninguno de los dos, la página sale sin marca — nunca con la de Nexvelia.

• Pausar reservas: apaga el interruptor del enlace (la URL deja de aceptar citas).
• Puedes tener varios enlaces (distintos servicios o duraciones).
• Intervalo entre huecos: cada cuánto se ofrece una hora en la página — Cada 5 · 10 · 15 · 20 · 30 · 60 min, por defecto 30. Está en el formulario de Nuevo enlace y también en el desplegable Ajustes de cada enlace ya creado, así que puedes cambiarlo sobre la marcha sin rehacerlo.
• Huecos seguidos: además de las horas del intervalo, la página ofrece siempre el hueco que queda justo después de cada cita ya reservada, contando su tiempo de preparación. Con un servicio de 30 min y 10 de preparación, si alguien reserva a las 10:00 la siguiente hora ofrecida son las 10:40, no las 11:00.

Qué se le pide al visitante

Los campos del formulario los decides enlace a enlace, en Ajustes → Módulos → Reservas: al crear el enlace y, después, en su desplegable Ajustes. Cada uno tiene tres opciones — No pedirlo · Opcional · Obligatorio:

• Teléfono — Opcional de fábrica. Un taller o una clínica que avisa por teléfono lo pondrá en Obligatorio.
• Motivo de la cita — No pedirlo de fábrica. Si lo activas, lo que escriba el visitante aparece en la descripción de la cita en tu agenda.

Nombre y email se piden siempre y no se configuran: el email identifica la reserva (si alguien envía el formulario dos veces no se duplica la cita) y es por donde se le avisa.

Agente de WhatsApp con IA

Completo · módulo aparte en el resto

Un asistente con IA en tu número de WhatsApp Business que atiende a tus clientes 24/7:

• Responde dudas del negocio (precios, horarios, ubicación…) usando tu base de conocimiento — un texto libre que rellenas tú con la información de tu negocio.
• Reserva, reprograma y cancela citas consultando tus huecos reales, siempre confirmando con el cliente antes de tocar nada.
• Escala a una persona cuando el cliente lo pide, hay queja o un tema de pago — te llega el aviso con el resumen.
• Dos modos: citas + información, o solo información (configurable por el equipo de Nexvelia según tu preferencia).

Alta: requiere conectar un número de WhatsApp Business (te guiamos en el proceso). Incluye 300 conversaciones/mes. Activa el addon en Ajustes → Empresa → Suscripción.

Compras y gastos

Menú → Compras

1. Proveedores: pestaña Lista → Nuevo proveedor (nombre, fiscal, NIF, contacto, categoría y días de pago, que la previsión de caja usa para saber cuándo le pagas).
2. Registrar un gasto: Nuevo gasto → proveedor, fecha, base + IVA (el total se calcula), categoría fiscal (suministros, cuotas, material…) y adjunta el justificante (foto o PDF).
3. El gasto queda asignado a su trimestre automáticamente y alimenta tus modelos fiscales.
4. Anota los pagos (completos o parciales) cuando salgan.

Que se rellene solo: escanear la factura (OCR)

En vez de teclear, súbela y deja que Nexvelia la lea. Hay dos formas y el CRM elige la que toca:

1. Si es un PDF de los que se pueden seleccionar con el ratón (los que manda casi cualquier proveedor por email), lo lee al instante, gratis y sin límite. Adjunta el PDF en el formulario del gasto y verás cómo se rellenan proveedor, número, fecha, base, IVA, retención y total.
2. Si es una foto o un escaneo —un ticket del bar, un papel fotografiado con el móvil—, ahí no hay texto que leer y entra la inteligencia artificial. Nexvelia te lo ofrece, no lo hace por su cuenta: tú decides si quieres gastar uno de tus escaneos.

• Los escaneos con IA van por cupo mensual: 200 al mes en el plan Servicios y 300 en el plan Completo. Verás cuántos te quedan antes de usar uno.
• Si el escaneo falla por lo que sea, no se te descuenta del cupo.
• Entiende tickets con varios tipos de IVA (la comida al 10 % y el vino al 21 %, por ejemplo) y los desglosa por separado.
• Si le das algo que no es una factura, te lo dice en vez de inventarse números.

Facturas en otra moneda (divisa)

¿Un proveedor te factura en dólares o en libras? Elige la moneda (divisa) en el gasto y escribe el importe tal como viene en el papel. Nexvelia lo convierte a euros con la referencia del Banco Central Europeo, y guarda el importe original y el tipo aplicado como prueba de por qué salió esa cifra.

Dos avisos que te ahorran un disgusto

• Factura repetida: si registras una factura con el mismo número y el mismo proveedor que ya tenías, Nexvelia te avisa antes de duplicar el gasto.
• Gasto ya entregado a contabilidad: una vez que un gasto se ha marcado como contabilizado, su importe y su tipo de cambio quedan congelados. Un asiento que ya está en manos de tu gestoría no puede cambiar meses después.

Fiscalidad: modelos 130 · 303 · 390 · 202 · 200

Menú → Fiscalidad

Tus modelos se calculan solos a partir de facturas emitidas y gastos registrados:

• Modelo 303 (IVA trimestral): elige el trimestre → IVA devengado por tipo, IVA soportado deducible y el resultado, casilla a casilla con la explicación de cada una.
• Modelo 130 (pago fraccionado IRPF): ingresos, gastos deducibles y el 20 % acumulado del año, con los pagos anteriores descontados, la minoración por rendimientos bajos y los trimestres negativos arrastrados.
• Modelo 390 (resumen anual de IVA): el consolidado del ejercicio, listo para contrastar con tus 303.
• Modelos 202 y 200 (sociedades): pago fraccionado y resultado del ejercicio.

Cada casilla lleva su número real del modelo oficial, para que puedas copiarlas una a una al formulario de la AEAT. Los pasos que no tienen casilla propia —el 5 % de difícil justificación, el rendimiento neto reducido— salen sin número, que es lo honesto.

Si eres autónomo: la rebaja del 130 que casi nadie aplica

Si tus rendimientos netos del año pasado fueron de 12.000 € o menos, la ley te descuenta entre 25 y 100 € en cada trimestre (art. 110.3.c del reglamento de IRPF). Son hasta 400 € al año.

• El CRM no lo rellena solo: te ofrece el número calculado con tus facturas del año anterior y un botón para aceptarlo. Si ese año no lo llevaste entero aquí, ese número no es tu rendimiento — corrígelo.
• Hay dos casos en los que no te toca y el CRM no puede saberlo: si ejerces dos o más actividades, o si además cobras una nómina con la retención ya ajustada por este motivo. Te lo pregunta con una casilla.

Si eres sociedad: elige la modalidad del 202

Hay dos formas de calcular el pago fraccionado y dan importes muy distintos. En el desplegable de la pantalla:

• Art. 40.2 — la habitual, y la que viene por defecto: el 18 % de la cuota íntegra de tu último Impuesto de Sociedades (casilla 599 de ese modelo 200). Ese dato no está en el CRM: sale de la declaración que presentó tu asesoría, y lo tecleas tú. No depende de lo que hayas facturado este trimestre.
• Art. 40.3 — sobre la base del período: sólo es obligatoria si facturaste más de 6.010.121,04 € en los doce meses anteriores, o si la elegiste en el modelo 036 durante febrero.

Los casos que casi ningún programa de este precio contempla

• Un gasto puede deducirse distinto en IVA y en renta. El ejemplo de manual es el coche: 50 % en IVA por presunción legal y, salvo que lo uses solo para trabajar, 0 % en IRPF. Antes había que elegir un número y mentirle a uno de los dos impuestos; ahora cada gasto lleva sus dos porcentajes.
• Prorrata de IVA, general y especial, para quien tiene actividades exentas. Marca en cada gasto si es de la actividad deducible, de la exenta o común, y Nexvelia calcula el porcentaje, aplica el redondeo al alza que exige la ley y regulariza en el último trimestre. También te avisa si te conviene la prorrata especial.
• Criterio de caja (RECC). Si estás acogido, el IVA se declara cuando cobras, no cuando facturas — y proporcionalmente a cada cobro parcial. Nexvelia lo lleva, imprime en tus facturas la mención obligatoria y tiene en cuenta el límite del 31 de diciembre del año siguiente.

Lo que el cálculo no incluye

Debajo de cada modelo hay un apartado «Lo que este cálculo no incluye». No son datos que falten por rellenar: es lo que la herramienta todavía no hace. Algunos puntos salen con tu cifra, porque Nexvelia detecta que te afectan:

• Existencias — si tienes almacén, te dice cuánto valor hay parado en él. Aquí se resta lo que has comprado, no lo que has vendido: un trimestre en el que te abastezcas saldrá con menos beneficio del real, y el siguiente con más.
• Sueldos y Seguridad Social — si tienes gente de alta en RRHH, te lo recuerda con cuántas personas son. Una nómina no es una factura recibida, así que no entra en el cálculo — y con plantilla suele ser la mayor partida de gasto. Los modelos 111 y 115 tampoco se calculan aquí.
• Amortizaciones — lo que compras se resta entero en el ejercicio. Los bienes que duran años (maquinaria, vehículos, equipos, obra) se reparten, y ese reparto no se calcula.
• El régimen que se da por supuesto — estimación directa e IVA en régimen general. Si tributas por módulos, tu modelo es el 131 y no el 130; si eres minorista en recargo de equivalencia, por esa actividad no presentas 303.

Dicho de otra forma: el asistente encaja de lleno en servicios y actividades profesionales. Si tu negocio tiene almacén, plantilla o está en módulos o recargo de equivalencia, sigue sirviéndote para tener los números de partida, pero repásalo con tu asesoría antes de presentar.

Entregar la contabilidad a tu gestoría

Ajustes → Facturación y fiscal → Contabilidad

En vez de mandar carpetas de PDF por email, Nexvelia genera los asientos contables de un periodo y te los da en el formato que use el programa de tu asesoría.

1. Prepara tu plan de cuentas (una sola vez): Nexvelia trae uno por defecto con las categorías del PGC, o importas el de tu gestoría desde un Excel/CSV — o directamente el fichero de A3.
2. Genera los asientos del trimestre o del mes que quieras.
3. Descarga en el formato que te pidan: CSV de libro diario, A3, Contasol, Sage 50 / ContaPlus, o los libros oficiales de la AEAT (solo IVA, o IVA + IRPF).
4. Los documentos entregados quedan marcados como contabilizados, así que la próxima vez sabes exactamente por dónde ibas.

Qué me falta este trimestre

Antes de entregar, la pantalla te dice lo que está incompleto: gastos sin justificante adjunto, clientes o proveedores con el NIF mal, huecos en la numeración de facturas y borradores que se te han quedado sin emitir. Es la lista que normalmente te manda tu gestoría por email en enero.

Los avisos de los asientos

Al generar los asientos verás, arriba del todo, los avisos agrupados por tipo con cuántas veces aparece cada uno: «12× el cliente no tiene subcuenta», «5× proveedor contabilizado en 400». Así sabes qué hay que arreglar, no cuántas veces sale. Cada asiento conserva además su aviso concreto, con el nombre del tercero, por si quieres ir a uno en particular.

Dar acceso a tu gestoría

Ajustes → Facturación y fiscal → Asesoría

Tu asesoría puede entrar en Nexvelia y coger ella misma lo que necesita, sin que tú le mandes nada.

1. En Ajustes → Facturación y fiscal → Asesoría, invítala con su email.
2. Ella acepta la invitación desde su propio acceso y ya te ve en su cartera.
3. Cuando quieras, revócale el acceso desde la misma pantalla. Es inmediato: deja de ver tus datos en ese momento, y cualquier enlace que tuviera abierto deja de funcionar.

Qué ve — y qué no

• Ve lo contable: tus facturas, gastos, los asientos y el estado de tu Veri*Factu. Puede generar y descargar los asientos ella misma.
• No ve tu pipeline, ni tus tickets, ni tu agenda, ni el resto del CRM.
• Solo ve tu empresa: si lleva a más clientes con Nexvelia, cada uno está separado del otro.
• Todo lo que consulta queda registrado.

Que te pida lo que le falta, desde dentro

Si a tu asesoría le falta un justificante, te lo reclama dentro de Nexvelia y lo ves en tu propia pantalla de contabilidad — sin un email más que se pierde. Y tú puedes hacer lo mismo con tus proveedores: pedirles una factura que no te llegó mediante un enlace privado por el que la suben sin registrarse ni tener cuenta.

Si la que lee esto eres la gestoría

Tu escritorio es Menú → Asesoría. Ahí tienes a toda tu cartera en una tabla, con las excepciones del período de cada cliente, cuánto lleva ya entregado y el estado de su Veri*Factu y su apoderamiento.

• Elige el ejercicio y el trimestre arriba a la derecha. Puedes trabajar sobre los cinco últimos ejercicios —el corriente y los cuatro que Hacienda puede revisar—, que es lo que necesitas en enero, cuando cierras el año anterior.
• Reclamar justificantes, a un cliente o a todos a la vez. Cuando ya lo has hecho, la fila te lo dice («✓ reclamados hace N días») y el botón pasa a Recordar: volver a pulsarlo pone la petición al día con lo que falte sin romper el enlace que tu cliente o su proveedor ya tuvieran.
• Abre un cliente para generar sus asientos y descargarlos en el formato de tu programa. Arriba verás un resumen de los avisos agrupados por tipo («12× cliente sin subcuenta») en vez de repetidos documento a documento.
• Si te llega suelta una factura de un cliente, súbela desde su ficha: se lee el PDF y se da de alta en su contabilidad con el justificante adjunto. Si el proveedor no existe todavía en su ficha, te avisa — el gasto se crea igual, pero con cuenta genérica.

Productos

Menú → Inventario → Productos Módulo Inventario

1. Nuevo producto: nombre, SKU/referencia, código de barras, precio de venta, coste, IVA por defecto, y unidad base (unidad, kg, litro… con soporte de granel).
2. Control de lotes: activa "controlar lotes" en productos con caducidad — obligará a indicar lote en cada entrada (imprescindible para trazabilidad alimentaria).
3. Familias y variantes: agrupa por familia y define atributos (formato, sabor, tamaño) para generar variantes del mismo producto con SKU propio.
4. Los productos inactivos dejan de aparecer en formularios pero conservan su historial.

Ubicaciones

Menú → Inventario → Ubicaciones Módulo Inventario

• Crea tus almacenes, vehículos de reparto y otras ubicaciones (cámara de frío, tienda…): nombre + tipo → Añadir.
• Una es la Principal (la propuesta por defecto en entradas/salidas) — cámbiala con "Hacer principal".
• Edita el nombre en línea, desactívalas temporalmente o elimínalas si no tienen stock.

El stock se controla por ubicación y por lote: sabrás qué hay en la furgoneta y qué en la cámara.

Entradas, salidas y ajustes de stock

Menú → Inventario (Stock) Módulo Inventario

Registrar una entrada

1. Stock → Registrar entrada: tipo (compra, producción, devolución), producto, ubicación, cantidad y — si el producto controla lotes — código de lote, caducidad y proveedor.

Registrar una salida

1. Stock → Registrar salida: tipo (venta, merma, muestra, traspaso), producto, ubicación y cantidad. En productos con lote, el sistema propone FEFO (sale antes lo que antes caduca).

Recuento / ajuste

Desde la tabla de stock, Ajustar: introduces la cantidad contada realmente y el motivo — se genera el movimiento de diferencia.

Que facturar descuente el almacén solo

No hace falta registrar la salida a mano cada vez. Hay dos formas, y se pueden mezclar en la misma factura:

• Añadir la pieza a la factura. En una factura o presupuesto, además de "Añadir servicio" tienes Añadir pieza del almacén. Esas líneas salen marcadas como Pieza y se descuentan al emitir.
• Escandallo del servicio. En un servicio (Menú → Servicios → editar) verás Piezas que consume. Por ejemplo: "Cambio de aceite" lleva 5 L de aceite y 1 filtro. A partir de ahí, facturar ese servicio descuenta sus piezas sin que nadie las teclee.

El descuento ocurre al pasar la factura de Borrador a emitida (un borrador no mueve nada). Si tienes varios almacenes, elige el de salida en la propia factura; con uno solo, o con uno marcado por defecto, no te pregunta.

Albaranes de entrega

Menú → Inventario → pestaña Albaranes Módulo Inventario

1. Nuevo albarán: cliente, ubicación de origen y líneas de producto con cantidad y precio (el IVA por línea viene del producto).
2. Si tienes el módulo de taller, el albarán te pide además el coche y sus kilómetros — aparece una sección "Vehículo" propia. Se imprime en el albarán, lo hereda la factura que generes desde él y la entrega queda en el historial de ese coche.
3. Marcar entregado: al entregar, el stock se descuenta automáticamente de la ubicación (con sus lotes FEFO) y el albarán queda trazado. Nexvelia te avisa antes: a partir de ahí el albarán ya no se puede modificar, porque el papel que has firmado con el cliente y el movimiento del almacén tienen que decir lo mismo.
4. Facturar: botón "Facturar albarán" → se genera la factura con las mismas líneas. Puedes imprimir el albarán con tu plantilla, como cualquier documento.

Trazabilidad y recall

Menú → Inventario → pestaña Trazabilidad Módulo Trazabilidad · requiere Inventario

1. Busca el lote por código o producto y selecciónalo.
2. Verás su ficha (caducidad, producción, proveedor) y dos tablas:
   • Aguas arriba · entradas: de dónde vino (compra, proveedor, fecha, cantidad).
   • Aguas abajo · salidas: ventas, mermas y traspasos, con su documento.
3. Recall · clientes afectados: la lista exacta de clientes que recibieron ese lote, con cantidades y números de documento — tu respuesta ante una alerta sanitaria, en segundos. Incluye tanto lo que salió por albarán como lo que se vendió directamente en una factura: los dos caminos por los que la mercancía sale del almacén.

Lo que la pantalla te dice, y lo que no te va a callar

• Si el lote salió hacia clientes sin albarán ni factura (venta directa de mostrador, salida manual), no puede saber a quién fue — y te lo dice en ámbar, con cuántas unidades. Antes esas salidas no aparecían por ningún lado y la pantalla llegaba a decir «no ha salido hacia ningún cliente» teniendo una venta registrada. Para que un recall sea completo, la mercancía tiene que salir con documento.
• Si el documento está en la papelera, también lo avisa: ahí sí se arregla, restaurándolo.
• Un lote puede a la vez venderse en parte y transformarse en parte. Verás las dos cosas: la lista de clientes y los lotes derivados en los que continúa el rastro (pulsa uno para seguir la cadena).

Tickets de soporte

Menú → Tickets Servicios+ (y Pyme)

1. Nuevo ticket: cliente, título, descripción, categoría y prioridad. Los urgentes disparan un email inmediato a tu equipo.
2. En el ticket conviven mensajes públicos (los ve el cliente en su portal) y notas internas (solo tu equipo) — elige el tipo al escribir.
3. Adjunta imágenes y ficheros (también el cliente puede). Asigna responsable y ve cambiando el estado: abierto → en curso → resuelto → cerrado.
4. Imprimir justificante: genera el PDF del hilo (solo mensajes públicos) como comprobante.

Portal del cliente

Servicios+

Un área privada para cada cliente en la misma web, con la marca de tu negocio (tu logo y tus colores). Desde ahí el cliente consulta y gestiona lo suyo sin llamarte.

Qué ve tu cliente

• Facturas — con su PDF y, si tienes cobros online activos, el botón Pagar para abonarlas con tarjeta.
• Presupuestos — con "Revisar y firmar" para aceptarlos y firmarlos desde el móvil.
• Citas — sus citas y, si tu negocio tiene enlace de reservas, un botón Reservar para pedir una nueva.
• Tickets — donde puede escribir y adjuntar ficheros (las notas internas de tu equipo quedan fuera).
• Vehículos y resguardos de depósito Taller — solo si tu negocio es taller: sus coches y sus resguardos de depósito, con PDF.

Avisos por email: el cliente recibe un correo cuando respondes a su ticket o cuando le emites una factura. Nunca ve datos de otros clientes ni tu operativa interna.

Activarlo

• Por cliente: en su ficha → "Invitar al portal" (necesita email). Recibe un enlace de acceso.
• Por organización: el módulo entero del portal se puede activar o desactivar para todo el negocio.

RRHH y fichaje horario

Menú → RRHH Módulo RRHH / Completo

El registro de jornada es obligatorio en España (art. 34.9 ET) para toda empresa con empleados. Aquí lo cumples sin que tu equipo tenga que aprender nada:

1. Da de alta a tus empleados (RRHH → Empleados → Nuevo). El empleado no necesita usuario ni contraseña del CRM.
2. Fichaje en 1 toque: en su ficha verás un código QR personal — el empleado lo escanea una vez y guarda el enlace en su móvil. Fichar es abrir y pulsar Entrada / Salida (con pausas).
3. Kiosko compartido: en RRHH → Fichajes tienes el QR del kiosko para una tablet en el centro de trabajo. Cada empleado ficha con su PIN de 6 dígitos (se configura en su ficha).
4. Consulta y corrige: RRHH → Fichajes muestra la jornada por día o por rango de fechas, con las horas trabajadas (pausas descontadas). Los fichajes manuales exigen motivo y quedan auditados — el registro es inalterable, como exige la normativa.
5. Exportar (CSV): el registro del periodo para tu gestoría o para una inspección de trabajo. Se conserva todo (mínimo legal: 4 años).
6. Ausencias: en RRHH → Ausencias apruebas o rechazas las solicitudes de vacaciones y registras bajas. El saldo se calcula en días laborables reales: no cuenta ni fines de semana ni festivos — nacionales, los de tu comunidad autónoma y los 2 locales de tu municipio.
7. Calendario laboral: en Ajustes → Módulos → Calendario laboral defines tu centro de trabajo (comunidad) y añades los 2 festivos locales de tu municipio (los pone cada ayuntamiento). Con varios centros, puedes asignar a cada empleado el suyo en su ficha. Si un año no está cargado, el CRM te avisa en vez de contar de más.

Portal del empleado

Módulo RRHH / Completo

Un área privada para cada empleado (separada del CRM y del portal de clientes), sin usuario ni contraseña del CRM. Hay dos maneras de entrar, y conviene saber para qué es cada una:

1. Su enlace personal y un PIN — lo normal, para el día a día. En su ficha (RRHH → empleado) le pones un PIN de portal y le copias su enlace personal. Lo guarda en el móvil y entra cuando quiera tecleando el PIN: no depende del correo y no caduca.
2. Un enlace al email — la alternativa. Desde su ficha, "Invitar al portal" (necesita email). Le llega un enlace de un solo uso: vale para la primera vez, o para cuando no recuerde el PIN.

Dentro ve su histórico de fichajes por mes (su derecho legal), su saldo de vacaciones — desde donde solicita ausencias que te llegan para aprobar — y sus documentos.

Nóminas y contratos: súbelos desde su ficha (la gestoría te pasa el PDF y tú lo archivas); cada empleado solo puede ver su propia carpeta.

Proyectos

Menú → Proyectos Módulo Proyectos / Completo

1. Crea el proyecto con su cliente, presupuesto, fechas y color. La lista muestra el progreso de tareas y los KPIs.
2. Tareas en kanban: arrastra tarjetas entre columnas (los estados son personalizables). Asigna responsables de tu plantilla, prioridades y fechas.
3. Equipo: en la pestaña Equipo del proyecto asignas a los empleados que trabajan en él (como miembro o responsable). Eso decide qué proyectos ve cada uno al fichar: sin nadie asignado, el empleado ve todos los proyectos activos; en cuanto está en alguno, solo ve los suyos.
4. Horas: imputa a mano, con el temporizador, o automáticamente desde el fichaje — si un empleado "trabaja por proyecto" (casilla en su ficha), al fichar elige en qué proyecto trabaja y sus horas se imputan solas al salir, con su coste/hora.
5. Gantt: las tareas con fechas se dibujan en un cronograma con la línea de hoy.
6. Rentabilidad: imputa facturas y gastos al proyecto (campo "Proyecto" en sus formularios) y verás facturado − gastos − coste de horas = margen real, más lo que te queda de presupuesto.

Vehículos e historial

Menú → Vehículos Módulo Vehículos (taller)

Pensado para talleres: los coches de tus clientes y, sobre todo, qué le has hecho a cada uno.

1. Añade el vehículo desde la ficha del cliente (tarjeta "Vehículos") o desde Menú → Vehículos: matrícula, marca, modelo, año, combustible, km y próxima ITV.
2. Al presupuestar, al entregar piezas y al facturar, elige el Vehículo y escribe los kilómetros de esa intervención. Eso es todo: no hay que rellenar ningún historial aparte. La matrícula sale impresa en los tres documentos, así que el papel que se lleva el cliente dice siempre a qué coche fueron las piezas.
3. El historial se construye solo: en la ficha del coche verás cada resguardo, presupuesto, entrega de piezas, factura e incidencia con su fecha, los km y el importe — pincha cualquier línea para abrir el documento. El albarán aparece en gris: lo que se declara es su factura, y sumar los dos contaría doble.
4. Los km del coche se actualizan solos con cada intervención (nunca a la baja: si te equivocas escribiendo, el histórico no se estropea — corrige el dato en la ficha).
5. Avisos de ITV: el listado marca en ámbar las que vencen en 30 días y en rojo las caducadas — una lista de llamadas lista para usar.

Resguardo de depósito

Menú → Vehículos → pestaña Resguardos Módulo Vehículos (taller)

El resguardo de depósito es el documento que hay que entregar al cliente cuando te deja el coche, y que él presenta para retirarlo (RD 1457/1986, art. 14.7). Es obligatorio, y en varias comunidades emitirlo mal ya es infracción.

1. Elige tu comunidad una vez: en Ajustes → Módulos → Taller seleccionas tu comunidad autónoma y, si quieres, tu firma. El texto del resguardo —sobre todo el recuadro de renuncia al presupuesto— se adapta solo a lo que exige tu normativa; no todas las comunidades piden lo mismo.
2. Nuevo resguardo: en la pestaña Resguardos → Nuevo resguardo. Eliges el cliente y su coche, describes la reparación o la revisión y, si aplica, el importe estimado y la fecha de entrega prevista.
3. La descripción es obligatoria: sin describir el trabajo no se puede emitir — en algunas comunidades, sin ella la renuncia al presupuesto se queda sin efecto legal.
4. Firma en el mostrador: el cliente firma en la pantalla con el dedo. La firma queda sellada e inalterable (con su huella, hora e IP); ni el propio taller puede editarla o borrarla después. Emitirlo sin firma también vale: la obligación del taller es emitirlo.
5. Imprímelo: sale en A4 con los márgenes y el tamaño de letra que exige la ley, listo para entregar (o para firmar en papel).
6. Coches en el taller: la lista abre por "En el taller" y marca en ámbar las entregas que se han pasado de fecha — tu lista de llamadas del día.

Cómo se organizan los ajustes

Hay dos sitios, y la diferencia es de quién es cada cosa.

Mi cuenta — pincha tu avatar

Arriba a la derecha (o abajo del todo del menú, en el móvil). Son tuyas o de este navegador: no afectan a nadie más de tu equipo.

• Perfil — tu nombre, iniciales (avatar) y rol.
• Seguridad — verificación en dos pasos (2FA) para tu usuario (ver sección).
• Apariencia — tema (Claro, Oscuro o Sistema), color de acento, densidad (cómoda/compacta) y el nombre del workspace, el rótulo que ves arriba del menú. Todo ello es de este navegador: tus compañeros siguen viendo el suyo.

Ajustes — la configuración de la empresa

Menú → Ajustes. Agrupados en cinco apartados; dentro de cada uno, las pestañas de arriba.

• Empresa — Datos del negocio (incluida tu forma jurídica: autónomo o sociedad, que es lo que decide qué modelos te muestra el asistente fiscal) · Documentos · Equipo · Suscripción. Lo que se rellena al empezar y casi no se vuelve a tocar.
• Facturación y fiscal — Cobros (conecta Stripe para cobrar con tarjeta) · Verifactu · Contabilidad (los asientos para tu gestoría) · Asesoría (darle acceso).
• Módulos — Pantalla de inicio (qué tarjetas ves; las de módulos que no tienes salen en gris y no se pueden activar) · Notificaciones (el aviso antes de cada cita, ver abajo) · Etapas del pipeline (nombres, colores y visibilidad) · Reservas · Calendario laboral (con RRHH) · Taller (con Vehículos).
• Tus datos — Importar · Exportar · Conexión de datos · Papelera. No son ajustes: son cosas que haces con tus datos.

Avisos antes de las citas

En Ajustes → Módulos → Notificaciones se configura el aviso que salta en el navegador antes de cada cita o reunión. Son dos ajustes y tienen que estar los dos activos para que salte:

• Antelación del aviso — Sin aviso · 5 · 10 · 15 · 30 · 60 · 120 min antes, por defecto 15 min. Es un ajuste de toda la organización, no de tu usuario: lo que elijas vale para todo el equipo, y con Sin aviso no se avisa a nadie.
• Avisos en este navegador (bloque En este equipo) — un interruptor para callar los avisos en un equipo concreto sin tocar los de los demás. Es preferencia de ese navegador, no de tu cuenta.

Seguridad · verificación en dos pasos (2FA)

Mi cuenta (tu avatar) → Seguridad

Añade una segunda barrera al iniciar sesión: además de tu contraseña, un código que cambia cada poco y que solo está en tu móvil. Es opcional y se activa por usuario.

Activarla

1. Necesitas una app de autenticación en el móvil: Google Authenticator, 1Password, Authy… (cualquiera vale).
2. En Mi cuenta (tu avatar) → Seguridad, escanea el código QR con esa app.
3. Introduce el código de 6 dígitos que te muestra la app y confirma: queda activada.

A partir de ahí, cada vez que inicies sesión te pediremos ese código además de la contraseña. Puedes desactivarla cuando quieras desde la misma pantalla.

Tema claro y oscuro

Elige cómo quieres ver la aplicación:

• Cambio rápido: el icono sol / luna de arriba a la derecha (junto a tu nombre) alterna claro y oscuro con un clic — en escritorio y en móvil.
• Ajuste completo: Mi cuenta (tu avatar) → Apariencia → Tema, con tres opciones: Claro, Oscuro o Sistema (sigue el modo de tu móvil u ordenador y cambia solo).

Tu preferencia se recuerda en ese navegador. No afecta a tus documentos impresos (factura, presupuesto, albarán), que mantienen su diseño y tus colores de marca.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar la numeración de facturas?

Solo mientras no hayas emitido documentos en el año en curso (se fija en el asistente de bienvenida). Con documentos ya emitidos, la ley impide alterar la serie.

¿Estoy obligado a Verifactu? ¿Qué hace el CRM por mí?

Será obligatorio en 2027 (1 de enero sociedades, 1 de julio autónomos). En Nexvelia One ya funciona: cada factura se registra sola en la AEAT al emitirla y sale con su QR. Tú solo mantienes tus datos fiscales al día, firmas una vez el apoderamiento (también desde Ajustes → Facturación y fiscal → Verifactu) y, si te equivocas en una factura, emites su rectificativa en un clic (ver sección Verifactu).

Me equivoqué en una factura ya registrada, ¿qué hago?

No la edites: desde su vista Imprimir pulsa "Crear rectificativa", ajusta el importe de la corrección (en negativo) y guarda — se registra sola con la referencia a la original. Si la factura no debía existir, usa "Anular registro".

¿Por qué no me deja borrar ni editar una factura emitida?

Es a propósito, y no es solo una pantalla que dice que no: una factura emitida no se puede tocar por ninguna vía. Lo mismo con un presupuesto ya firmado por el cliente, un albarán ya entregado y un gasto ya entregado a tu contabilidad. Para corregir una factura, rectificativa; para lo demás, crea el documento nuevo que corresponda. Los borradores sí se editan y se borran con toda libertad.

¿Y los números de factura, pueden quedar huecos?

No. El número se reserva al guardar, no al abrir el formulario: puedes abrir "Nueva factura" y cerrarla sin guardar las veces que quieras, que no quemas ningún número. Si aun así aparece un hueco, la pantalla de contabilidad te lo señala en su lista de revisión.

¿Por qué no me deja borrar una ubicación o un producto?

Porque tiene movimientos o stock asociados: desactívalo en su lugar — conserva el historial y desaparece de los formularios.

¿Dos personas pueden reservar el mismo hueco?

No: la reserva es atómica. El segundo recibe "esa hora ya no está libre" y otras opciones.

¿Qué pasa si cancelo la suscripción?

Mantienes acceso hasta el final del periodo pagado; después la cuenta queda suspendida y tus datos se conservan un tiempo prudencial por si reactivas.

¿Mis datos están seguros?

Servidores en la UE, cifrado, copia de seguridad diaria y aislamiento completo entre empresas.

¿Cómo contacto con soporte?

El soporte se presta a través de nuestro sistema de tickets. Tiempos de respuesta: prioritario (menos de 24 h) en el plan Completo y estándar (menos de 48 h) en el resto de planes. También puedes escribirnos a info@nexvelia.com.