Manual de Nexvelia One

Alta y primer acceso

Si te acabas de suscribir

1. Tras el pago recibes un email de invitación (revisa spam). Ábrelo y pulsa el enlace.
2. Crea tu contraseña y entra: caerás directamente en el asistente de bienvenida.

Accesos siguientes

Entra siempre en crm.nexvelia.com con tu email y contraseña.

¿Has olvidado tu contraseña?

En la pantalla de acceso pulsa el enlace "¿Has olvidado tu contraseña?" e introduce tu email. Recibirás un correo con un enlace para crear una contraseña nueva y volver a entrar.

Asistente de bienvenida

Se abre automáticamente en tu primer acceso y configura la cuenta en ~5 minutos. Los pasos dependen de tu plan:

1. Tu negocio — nombre comercial, nombre fiscal, NIF/CIF, dirección, email y teléfono públicos. Aparecerán como emisor en tus presupuestos y facturas.
2. Tu marca — sube tu logo (PNG/JPG/SVG, máx. 1 MB), elige tus 3 colores corporativos y una de las 10 plantillas de documento (Clásica, Moderna, Minimal, Corporativa…).
3. Facturación — si vienes de otro programa, indica el número de tu próxima factura y presupuesto para continuar tu numeración (solo es posible si aún no has emitido documentos este año) y tu IBAN.
4. Citas (planes con citas) — crea tu primer profesional y tu primer servicio.
5. Almacén (planes con inventario) — crea tu almacén principal.
6. Equipo — invita a tus compañeros por email.

Importar tus datos (CSV / Excel)

Ajustes → Importar datos

1. Elige qué importar: clientes/contactos (con interruptor "importar como clientes" o como leads), proveedores, productos o servicios.
2. Sube tu fichero .csv o .xlsx (la primera fila deben ser los títulos de columna). Sirven directamente las exportaciones de Holded, Quipu, Billin y Pipedrive.
3. Revisa el mapeo: las columnas se detectan solas (Nombre, Email, NIF, Precio…); corrige cualquier campo con su desplegable — verás un dato de ejemplo de cada columna.
4. Mira la validación: cuántas filas entran, cuáles se omiten por falta de campos obligatorios, duplicados dentro del fichero y avisos de formato (emails o números raros).
5. Pulsa Importar y espera la barra de progreso. Los registros que ya existan en tu CRM se omiten automáticamente (por email/NIF/SKU/nombre).

Exportar tus datos y conectar Power BI

Exportar (CSV / Excel)

Ajustes → Exportar datos

Tus datos son tuyos: descárgalos cuando quieras (cubre tu derecho de portabilidad).

• Todo de una vez: un único Excel (.xlsx) con una hoja por sección (contactos, facturas, productos…).
• Por secciones: elige la sección y el formato — CSV (máxima compatibilidad) o Excel (abre directo).

Conectar Power BI, Looker o Google Sheets (en vivo)

Ajustes → Conexión de datos

1. Pulsa Crear una API key, ponle un nombre (p. ej. "Power BI dirección") y cópiala — solo se muestra una vez.
2. En Power BI: Obtener datos → Web, pega la URL que te indica la pantalla y añade la cabecera Authorization: Bearer TU_API_KEY.
3. Refresca cuando quieras: la conexión es en vivo y de solo lectura, y solo accede a los datos de tu organización.

Invitar a tu equipo

Ajustes → Equipo

1. Escribe el email del compañero y pulsa Invitar.
2. Recibirá un email para crear su contraseña y entrará directamente en tu organización, viendo los mismos datos que tú.

Todos los planes incluyen 3 usuarios; los adicionales cuestan 5 €/usuario/mes. Cada usuario puede editar su nombre, iniciales y rol en Ajustes → Perfil.

Usarlo en el móvil (PWA)

Nexvelia One es instalable como aplicación:

• Android/Chrome: abre crm.nexvelia.com → menú ⋮ → "Añadir a pantalla de inicio".
• iPhone/Safari: botón compartir → "Añadir a pantalla de inicio".

En pantallas pequeñas el menú lateral se convierte en desplegable (icono ☰), la Agenda pasa a vista de día con botón flotante +, y las tablas se desplazan lateralmente.

Buscador rápido

Lupa del encabezado, o Ctrl+K (⌘+K en Mac) desde cualquier pantalla

Escribe y salta a lo que buscas sin pasar por el menú. Encuentra:

• Clientes — por nombre, empresa, email, teléfono o NIF.
• Vehículos — por matrícula o bastidor Taller.
• Facturas y presupuestos — por su número.
• Productos — por nombre, SKU o código de barras Distribución+.

Muévete con ↑ ↓, abre con Enter y cierra con Esc. Solo busca en los módulos que tengas contratados.

Datos del negocio

Ajustes → Datos del negocio

La identidad que aparece como emisor en todos tus documentos:

• Identidad: nombre comercial (el grande de tus documentos, también lo usa el agente de WhatsApp), nombre fiscal del titular, NIF/CIF, email y teléfono públicos.
• Dirección fiscal completa (calle, CP, localidad, provincia, país).
• Cobro: IBAN — sale en el bloque "Forma de pago" de facturas y presupuestos; déjalo vacío para ocultarlo.
• Marca: logo + 3 colores corporativos (primario, acento y texto sobre primario) que tiñen tus documentos.
• Pie de los documentos: el texto de "Notas" cuando el documento no lleva notas propias.

Pulsa Guardar datos del negocio al terminar. El logo y su eliminación se guardan al instante.

Plantillas de documentos

Ajustes → Documentos

Diseña cómo se ven tus presupuestos y facturas con vista previa en vivo (lo que ves es exactamente lo que se imprime; conmuta entre ejemplo de factura y de presupuesto):

• Plantilla: 10 diseños para distintos sectores — Clásica, Compacta, Moderna, Minimal, Corporativa, Boutique, Lateral, Ticket, Técnica y Fresca — todas con tus colores de marca (lo que cambia es la maquetación, no la paleta).
• Interruptores: logotipo, eslogan, email/teléfono del emisor, bloque de forma de pago, IBAN, notas y marca de agua "PRESUPUESTO".
• Textos: título de factura y presupuesto, eslogan, instrucciones de pago y una línea legal para el pie (registro mercantil, RGPD…).

Suscripción y módulos contratables

Ajustes → Suscripción

• Consulta tu plan y el estado del pago (prueba, activa, pago pendiente, cancelada).
• Gestionar suscripción y recibos abre el portal seguro de Stripe: cambiar la tarjeta, descargar recibos, cancelar (mantienes acceso hasta fin del periodo pagado) o reactivar.
• Módulos contratables (los que tu plan no traiga de serie), cada uno con su interruptor y prorrateo automático:
  • Agente WhatsApp IA — 47 €/mes (anual) · 59 €/mes (mensual).
  • Proyectos — 9,90 €/mes por organización.
  • RRHH · fichaje y equipo — 0,99 € por empleado activo al mes: la cantidad se ajusta sola al dar de alta o baja empleados. En el plan Completo van 10 empleados incluidos; solo se factura el exceso.

Los cambios de plan también se prorratean: pagas solo la diferencia por los días restantes.

Clientes y contactos

Menú → Clientes · Contactos Contactos/Pipeline: plan Comercial+

Crear un cliente

1. Clientes → Nuevo. Rellena nombre (obligatorio), email, teléfono, empresa, cargo, NIF/CIF y dirección (necesarios para facturarle) y valor estimado.
2. La diferencia entre cliente y contacto es el interruptor "es cliente": los contactos son leads del pipeline; conviértelos al ganar el deal.

La ficha del cliente

Concentra todo: línea de tiempo de actividades (llamadas, reuniones, WhatsApp, notas — añade una con el botón +), sus deals, facturas, presupuestos y tickets, y el acceso a su portal. Desde la ficha puedes crear directamente una factura o presupuesto para ese cliente.

Pipeline de ventas

Menú → Pipeline Comercial+

1. Nuevo deal: título, contacto, valor (o líneas de servicios que lo calculan), etapa, cierre estimado, prioridad y etiquetas.
2. Avanza el deal arrastrándolo entre columnas (Lead nuevo → Contactado → Calificado → Propuesta → Negociación → Ganado).
3. Al pasar el ratón por una tarjeta aparecen editar y borrar.

Personalizar etapas

Ajustes → Pipeline

Renombra etapas, cambia su color y oculta las que no uses (los deals de una etapa oculta no se pierden). El Dashboard muestra el valor total del pipeline y tu tasa de cierre.

Presupuestos

Menú → Presupuestos

Crear un presupuesto

1. Presupuestos → Nuevo. Elige el cliente (su NIF y dirección deben estar en su ficha).
2. Añade líneas: concepto, detalle opcional, cantidad, precio unitario e IVA por línea (puedes mezclar 21 %, 10 %, 4 %… — el documento desglosa por tipo automáticamente).
3. Fija la validez ("Válido hasta") y las condiciones de pago: al contado, 30/60 días, personalizado o 50 % inicio – 50 % entrega (el PDF muestra el pago inicial calculado).
4. Guarda. El número se asigna solo (P-2026-0001, correlativo por año).

Enviar, aceptar y facturar

• Imprimir / PDF: botón Imprimir en el presupuesto → se abre la hoja con tu plantilla → "Imprimir / Guardar PDF".
• Si el cliente tiene portal, lo ve online y puede aceptarlo desde ahí; también puedes marcarlo aceptado tú.
• Convertir a factura en un clic: se copian las líneas y datos — solo revisas y emites.

Que el cliente lo firme desde el móvil

Sin que tenga que registrarse ni instalar nada: le mandas un enlace y firma con el dedo.

1. Pon el presupuesto en estado Enviado (un borrador no se comparte: el botón está desactivado).
2. Pulsa Enlace para firmar → el enlace se copia al portapapeles.
3. Pégalo en WhatsApp o en un email. El cliente ve el documento, y Acepta y firma o lo rechaza diciendo por qué.
4. Al firmar, el presupuesto pasa solo a Aceptado y verás la firma en su ficha, con la fecha y quién firmó.

Facturas

Menú → Facturas

Emitir una factura

1. Facturas → Nueva (o "Convertir" desde un presupuesto o un albarán).
2. Cliente + líneas con su IVA por línea (desglose automático por tipo en el PDF).
3. Condiciones de pago → el vencimiento se calcula solo (o márcala directamente como PAGADA).
4. Guarda: número automático correlativo por año (F-2026-0001). La serie inicial se fija en el asistente de bienvenida; una vez emitida la primera factura del año, la numeración no se puede alterar.

Cobros y seguimiento

• Marca Cobrada cuando entre el dinero — el Dashboard compara facturado vs cobrado por mes.
• El PDF sale con tu plantilla, colores, logo, IBAN y el concepto de pago (nº de factura).

Verifactu y facturas rectificativas

Ajustes → Verifactu · vista Imprimir de cada factura

Nexvelia One registra tus facturas en la AEAT en el momento de emitirlas (sistema VERI*FACTU, RD 1007/2023 — obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos). No tienes que hacer nada por factura: el registro es automático.

Activarlo

1. Comprueba que tus Datos del negocio (Ajustes) tienen el NIF y la razón social correctos: son tu identidad de emisor.
2. Entra en Ajustes → Verifactu: verás el estado del servicio y el botón "Dar de alta mi NIF". El alta se hace una sola vez; desde entonces todas tus facturas se registran a tu nombre.

Cómo funciona en el día a día

• Al guardar una factura con fecha de hoy, se registra sola y el PDF sale con el QR VERI*FACTU y la leyenda oficial. La AEAT solo admite registrar facturas del día: una factura con fecha pasada se guarda igualmente, pero sin registro (el CRM te lo avisa).
• El CRM valida el NIF del cliente antes de enviar: si el formato no es correcto te avisa para que lo corrijas en su ficha. Un cliente sin NIF genera factura simplificada (tique) y se registra igual.
• Si el registro falla (sin conexión, datos censales…), la factura queda guardada y puedes reintentar desde la vista Imprimir, donde un aviso te muestra el motivo exacto.

Regla de oro: lo registrado no se toca

Una factura registrada en la AEAT no debe modificarse: al abrirla para editar verás un aviso. Para corregirla tienes dos salidas, ambas en la vista Imprimir de la factura:

• Anular registro — comunica la anulación a la AEAT (dos clics, con confirmación; no se puede deshacer). El QR deja de imprimirse.
• Crear rectificativa — la vía correcta para corregir importes o conceptos.

Facturas rectificativas (R1–R5)

1. Abre la factura original → Imprimir → botón "Crear rectificativa" (también aparece en el aviso al editar una registrada).
2. Se abre el formulario ya preparado: mismo cliente (bloqueado), las líneas de la original en negativo — es una rectificación por diferencias: deja solo el importe que corrijas — y numeración propia R-2026-0001 (las rectificativas llevan su serie separada, como exige la normativa).
3. Elige el tipo AEAT: R1 error fundado en derecho · R2 concurso · R3 crédito incobrable · R4 resto de causas. Si la original era simplificada, el tipo es R5 y se selecciona solo.
4. Guarda: la rectificativa se registra automáticamente con la referencia a la factura original y sale con su propio QR.

Tesorería · previsión de caja

Menú → Facturas → pestaña Tesorería

Una previsión de caja a 90 días para saber, de un vistazo, si vas a tener dinero suficiente en las próximas semanas. Se calcula sola con lo que ya tienes en el CRM: tus facturas por cobrar (emitidas y sin pagar) como entradas, y tus compras por pagar como salidas.

Qué verás

• Saldo de partida: el dinero con el que arrancas hoy. Pulsa Editar para ajustarlo a mano al saldo real de tu banco — así la previsión parte de la realidad.
• Total por cobrar y total por pagar: las dos cifras que mueven tu caja en el periodo.
• Gráfico del saldo proyectado: la línea de cómo evoluciona tu caja con el paso de las semanas.
• Tabla semana a semana: entradas, salidas, neto y saldo final de cada semana.
• Aviso (semáforo): si en algún momento la caja se quedara en negativo, te marca la fecha exacta en que ocurriría — tu señal para adelantar un cobro o aplazar un pago.

Cómo cuenta cada cosa

• Las facturas con vencimiento futuro se cuentan como cobro en su fecha de vencimiento.
• Con las facturas ya vencidas (los morosos) eliges qué hacer para no engañarte: contarlas como cobro a +30 días, o excluirlas del cálculo.
• Las compras se asumen pagadas a 30 días de su fecha de emisión.

Cobros online con tarjeta

Ajustes → Cobros · botón "Enlace de cobro" en cada factura

Cobra tus facturas con tarjeta, sin datáfono y sin esperar transferencias. Nexvelia One se apoya en Stripe para el cobro, pero el dinero llega directo a tu cuenta.

Conectarlo (una sola vez)

1. Entra en Ajustes → Cobros y pulsa Conectar con Stripe.
2. Haz el alta guiada (unos minutos): tu identidad y tu IBAN para recibir el dinero. Al terminar vuelves al CRM con los cobros ya activos.

Cobrar una factura

• En cada factura emitida aparece el botón "Enlace de cobro": copia el enlace y mándalo por WhatsApp o email.
• Si el cliente tiene portal, además ve un botón "Pagar" junto a su factura.
• El cliente paga en una página con la marca de tu negocio (tu logo y tus colores). Cuando paga, el dinero va a tu cuenta y la factura se marca "Pagada" sola.

Agenda

Menú → Agenda

• Crear evento: clic en cualquier hueco de la rejilla semanal (o botón +). Tipo (reunión, llamada, WhatsApp, propuesta, seguimiento…), contacto, duración y tiempos de preparación y de después (desplazamientos, limpieza) que bloquean agenda sin aparecer como cita.
• Mover: arrastra el evento a otro hueco. Editar/borrar: clic sobre él.
• En el móvil ves la vista de día con flechas para cambiar de fecha y el botón flotante + para crear.
• Las citas confirmadas con teléfono reciben recordatorio por WhatsApp automático (si el agente está activo).

Servicios y profesionales

Menú → Servicios · pestaña Profesionales plan Servicios+

1. Servicios: crea cada servicio con nombre, descripción, duración en minutos y precio (0 = "consultar"). Solo los activos se pueden reservar.
2. Profesionales (su pestaña dentro de Servicios): cada persona que atiende, con su color en la agenda, su horario semanal (apertura/cierre por día) y sus días de cierre (vacaciones, festivos).

El motor de citas cruza servicio + profesional + horario + agenda existente para calcular los huecos libres reales, e impide reservas solapadas aunque dos clientes lo intenten a la vez.

Enlace público de reservas

Ajustes → Reservas Servicios+

Crear tu enlace

1. Pulsa Nuevo enlace: elige un identificador (será la URL: crm.nexvelia.com/reservar/tu-identificador), un título visible ("Consulta gratuita"), el profesional y el servicio.
2. Copia el enlace y compártelo: firma de email, WhatsApp, redes, tu web.

Qué ve tu cliente

Un calendario con solo tus huecos libres (nunca tu agenda), elige hora, deja nombre/email/teléfono y confirma. La cita entra en tu agenda como pendiente, se crea el lead si no existía y ambos recibís email de confirmación/aviso.

• Pausar reservas: apaga el interruptor del enlace (la URL deja de aceptar citas).
• Puedes tener varios enlaces (distintos servicios o duraciones).

Agente de WhatsApp con IA

Servicios Pro y Completo · addon en el resto

Un asistente con IA en tu número de WhatsApp Business que atiende a tus clientes 24/7:

• Responde dudas del negocio (precios, horarios, ubicación…) usando tu base de conocimiento — un texto libre que rellenas tú con la información de tu negocio.
• Reserva, reprograma y cancela citas consultando tus huecos reales, siempre confirmando con el cliente antes de tocar nada.
• Escala a una persona cuando el cliente lo pide, hay queja o un tema de pago — te llega el aviso con el resumen.
• Dos modos: citas + información, o solo información (configurable por el equipo de Nexvelia según tu preferencia).

Alta: requiere conectar un número de WhatsApp Business (te guiamos en el proceso). Incluye 500 conversaciones/mes. Activa el addon en Ajustes → Suscripción.

Compras y gastos

Menú → Compras

1. Proveedores: pestaña Lista → Nuevo proveedor (nombre, fiscal, NIF, contacto, categoría).
2. Registrar un gasto: Nuevo gasto → proveedor, fecha, base + IVA (el total se calcula), categoría fiscal (suministros, cuotas, material…) y adjunta el justificante (foto o PDF).
3. El gasto queda asignado a su trimestre automáticamente y alimenta tus modelos fiscales.
4. Marca Pagada cuando la abones.

Fiscalidad: modelos 130 · 303 · 390

Menú → Fiscalidad

Tus modelos se calculan solos a partir de facturas emitidas y gastos registrados:

• Modelo 303 (IVA trimestral): elige el trimestre → IVA devengado por tipo, IVA soportado deducible y el resultado, casilla a casilla con la explicación de cada una.
• Modelo 130 (pago fraccionado IRPF): ingresos, gastos deducibles y el 20 % acumulado del año, con los pagos anteriores descontados.
• Modelo 390 (resumen anual de IVA): el consolidado del ejercicio, listo para contrastar con tus 303.

Productos

Menú → Inventario → Productos Distribución+

1. Nuevo producto: nombre, SKU/referencia, código de barras, precio de venta, coste, IVA por defecto, y unidad base (unidad, kg, litro… con soporte de granel).
2. Control de lotes: activa "controlar lotes" en productos con caducidad — obligará a indicar lote en cada entrada (imprescindible para trazabilidad alimentaria).
3. Familias y variantes: agrupa por familia y define atributos (formato, sabor, tamaño) para generar variantes del mismo producto con SKU propio.
4. Los productos inactivos dejan de aparecer en formularios pero conservan su historial.

Ubicaciones

Menú → Inventario → Ubicaciones Distribución+

• Crea tus almacenes, vehículos de reparto y otras ubicaciones (cámara de frío, tienda…): nombre + tipo → Añadir.
• Una es la Principal (la propuesta por defecto en entradas/salidas) — cámbiala con "Hacer principal".
• Edita el nombre en línea, desactívalas temporalmente o elimínalas si no tienen stock.

El stock se controla por ubicación y por lote: sabrás qué hay en la furgoneta y qué en la cámara.

Entradas, salidas y ajustes de stock

Menú → Inventario (Stock) Distribución+

Registrar una entrada

1. Stock → Registrar entrada: tipo (compra, producción, devolución), producto, ubicación, cantidad y — si el producto controla lotes — código de lote, caducidad y proveedor.

Registrar una salida

1. Stock → Registrar salida: tipo (venta, merma, muestra, traspaso), producto, ubicación y cantidad. En productos con lote, el sistema propone FEFO (sale antes lo que antes caduca).

Recuento / ajuste

Desde la tabla de stock, Ajustar: introduces la cantidad contada realmente y el motivo — se genera el movimiento de diferencia.

Que facturar descuente el almacén solo

No hace falta registrar la salida a mano cada vez. Hay dos formas, y se pueden mezclar en la misma factura:

• Añadir la pieza a la factura. En una factura o presupuesto, además de "Añadir servicio" tienes Añadir pieza del almacén. Esas líneas salen marcadas como Pieza y se descuentan al emitir.
• Escandallo del servicio. En un servicio (Menú → Servicios → editar) verás Piezas que consume. Por ejemplo: "Cambio de aceite" lleva 5 L de aceite y 1 filtro. A partir de ahí, facturar ese servicio descuenta sus piezas sin que nadie las teclee.

El descuento ocurre al pasar la factura de Borrador a emitida (un borrador no mueve nada). Si tienes varios almacenes, elige el de salida en la propia factura; con uno solo, o con uno marcado por defecto, no te pregunta.

Albaranes de entrega

Menú → Inventario → pestaña Albaranes Distribución+

1. Nuevo albarán: cliente, ubicación de origen y líneas de producto con cantidad y precio (el IVA por línea viene del producto).
2. Marcar entregado: al entregar, el stock se descuenta automáticamente de la ubicación (con sus lotes FEFO) y el albarán queda trazado.
3. Facturar: botón "Facturar albarán" → se genera la factura con las mismas líneas. Puedes imprimir el albarán con tu plantilla, como cualquier documento.

Trazabilidad y recall

Menú → Inventario → pestaña Trazabilidad Distribución Alimentación / Completo

1. Busca el lote por código o producto y selecciónalo.
2. Verás su ficha (caducidad, producción, proveedor) y dos tablas:
   • Aguas arriba · entradas: de dónde vino (compra, proveedor, fecha, cantidad).
   • Aguas abajo · salidas: ventas, mermas y traspasos, con su albarán.
3. Recall · clientes afectados: la lista exacta de clientes que recibieron ese lote (vía albarán), con cantidades y números de documento — tu respuesta ante una alerta sanitaria, en segundos.

Tickets de soporte

Menú → Tickets Servicios+ (y Pyme)

1. Nuevo ticket: cliente, título, descripción, categoría y prioridad. Los urgentes disparan un email inmediato a tu equipo.
2. En el ticket conviven mensajes públicos (los ve el cliente en su portal) y notas internas (solo tu equipo) — elige el tipo al escribir.
3. Adjunta imágenes y ficheros (también el cliente puede). Asigna responsable y ve cambiando el estado: abierto → en curso → resuelto → cerrado.
4. Imprimir justificante: genera el PDF del hilo (solo mensajes públicos) como comprobante.

Portal del cliente

Servicios+

Un área privada para cada cliente en la misma web, con la marca de tu negocio (tu logo y tus colores). Desde ahí el cliente consulta y gestiona lo suyo sin llamarte.

Qué ve tu cliente

• Facturas — con su PDF y, si tienes cobros online activos, el botón Pagar para abonarlas con tarjeta.
• Presupuestos — con "Revisar y firmar" para aceptarlos y firmarlos desde el móvil.
• Citas — sus citas y, si tu negocio tiene enlace de reservas, un botón Reservar para pedir una nueva.
• Tickets — donde puede escribir y adjuntar ficheros (las notas internas de tu equipo quedan fuera).
• Vehículos y resguardos de depósito Taller — solo si tu negocio es taller: sus coches y sus resguardos de depósito, con PDF.

Avisos por email: el cliente recibe un correo cuando respondes a su ticket o cuando le emites una factura. Nunca ve datos de otros clientes ni tu operativa interna.

Activarlo

• Por cliente: en su ficha → "Invitar al portal" (necesita email). Recibe un enlace de acceso.
• Por organización: el módulo entero del portal se puede activar o desactivar para todo el negocio.

RRHH y fichaje horario

Menú → RRHH Módulo RRHH / Completo

El registro de jornada es obligatorio en España (art. 34.9 ET) para toda empresa con empleados. Aquí lo cumples sin que tu equipo tenga que aprender nada:

1. Da de alta a tus empleados (RRHH → Empleados → Nuevo). El empleado no necesita usuario ni contraseña del CRM.
2. Fichaje en 1 toque: en su ficha verás un código QR personal — el empleado lo escanea una vez y guarda el enlace en su móvil. Fichar es abrir y pulsar Entrada / Salida (con pausas).
3. Kiosko compartido: en RRHH → Fichajes tienes el QR del kiosko para una tablet en el centro de trabajo. Cada empleado ficha con su PIN de 6 dígitos (se configura en su ficha).
4. Consulta y corrige: RRHH → Fichajes muestra la jornada por día o por rango de fechas, con las horas trabajadas (pausas descontadas). Los fichajes manuales exigen motivo y quedan auditados — el registro es inalterable, como exige la normativa.
5. Exportar (CSV): el registro del periodo para tu gestoría o para una inspección de trabajo. Se conserva todo (mínimo legal: 4 años).
6. Ausencias: en RRHH → Ausencias apruebas o rechazas las solicitudes de vacaciones y registras bajas. El saldo se calcula en días laborables reales: no cuenta ni fines de semana ni festivos — nacionales, los de tu comunidad autónoma y los 2 locales de tu municipio.
7. Calendario laboral: en Ajustes → Calendario laboral defines tu centro de trabajo (comunidad) y añades los 2 festivos locales de tu municipio (los pone cada ayuntamiento). Con varios centros, puedes asignar a cada empleado el suyo en su ficha. Si un año no está cargado, el CRM te avisa en vez de contar de más.

Portal del empleado

Módulo RRHH / Completo

Un área privada para cada empleado (separada del CRM y del portal de clientes), con acceso por enlace al email, sin contraseña:

1. Invítale desde su ficha (RRHH → empleado → "Invitar al portal"; necesita email).
2. El empleado entra en /empleado y ve: su histórico de fichajes por mes (su derecho legal), su saldo de vacaciones — desde donde solicita ausencias que te llegan para aprobar — y sus documentos.
3. Nóminas y contratos: súbelos desde su ficha (la gestoría te pasa el PDF y tú lo archivas); cada empleado solo puede ver su propia carpeta.

Proyectos

Menú → Proyectos Módulo Proyectos / Completo

1. Crea el proyecto con su cliente, presupuesto, fechas y color. La lista muestra el progreso de tareas y los KPIs.
2. Tareas en kanban: arrastra tarjetas entre columnas (los estados son personalizables). Asigna responsables de tu plantilla, prioridades y fechas.
3. Equipo: en la pestaña Equipo del proyecto asignas a los empleados que trabajan en él (como miembro o responsable). Eso decide qué proyectos ve cada uno al fichar: sin nadie asignado, el empleado ve todos los proyectos activos; en cuanto está en alguno, solo ve los suyos.
4. Horas: imputa a mano, con el temporizador, o automáticamente desde el fichaje — si un empleado "trabaja por proyecto" (casilla en su ficha), al fichar elige en qué proyecto trabaja y sus horas se imputan solas al salir, con su coste/hora.
5. Gantt: las tareas con fechas se dibujan en un cronograma con la línea de hoy.
6. Rentabilidad: imputa facturas y gastos al proyecto (campo "Proyecto" en sus formularios) y verás facturado − gastos − coste de horas = margen real, más lo que te queda de presupuesto.

Vehículos e historial

Menú → Vehículos Módulo Vehículos (taller)

Pensado para talleres: los coches de tus clientes y, sobre todo, qué le has hecho a cada uno.

1. Añade el vehículo desde la ficha del cliente (tarjeta "Vehículos") o desde Menú → Vehículos: matrícula, marca, modelo, año, combustible, km y próxima ITV.
2. Al facturar o presupuestar, elige el Vehículo y escribe los kilómetros de esa intervención. Eso es todo: no hay que rellenar ningún historial aparte.
3. El historial se construye solo: en la ficha del coche verás cada factura, presupuesto e incidencia con su fecha, los km y el importe — pincha cualquier línea para abrir el documento.
4. Los km del coche se actualizan solos con cada intervención (nunca a la baja: si te equivocas escribiendo, el histórico no se estropea — corrige el dato en la ficha).
5. Avisos de ITV: el listado marca en ámbar las que vencen en 30 días y en rojo las caducadas — una lista de llamadas lista para usar.

Resguardo de depósito

Menú → Vehículos → pestaña Resguardos Módulo Vehículos (taller)

El resguardo de depósito es el documento que hay que entregar al cliente cuando te deja el coche, y que él presenta para retirarlo (RD 1457/1986, art. 14.7). Es obligatorio, y en varias comunidades emitirlo mal ya es infracción.

1. Elige tu comunidad una vez: en Ajustes → Taller seleccionas tu comunidad autónoma y, si quieres, tu firma. El texto del resguardo —sobre todo el recuadro de renuncia al presupuesto— se adapta solo a lo que exige tu normativa; no todas las comunidades piden lo mismo.
2. Nuevo resguardo: en la pestaña Resguardos → Nuevo resguardo. Eliges el cliente y su coche, describes la reparación o la revisión y, si aplica, el importe estimado y la fecha de entrega prevista.
3. La descripción es obligatoria: sin describir el trabajo no se puede emitir — en algunas comunidades, sin ella la renuncia al presupuesto se queda sin efecto legal.
4. Firma en el mostrador: el cliente firma en la pantalla con el dedo. La firma queda sellada e inalterable (con su huella, hora e IP); ni el propio taller puede editarla o borrarla después. Emitirlo sin firma también vale: la obligación del taller es emitirlo.
5. Imprímelo: sale en A4 con los márgenes y el tamaño de letra que exige la ley, listo para entregar (o para firmar en papel).
6. Coches en el taller: la lista abre por "En el taller" y marca en ámbar las entregas que se han pasado de fecha — tu lista de llamadas del día.

Otros ajustes

• Perfil — tu nombre, iniciales (avatar) y rol.
• Workspace — nombre corto que ves en el menú lateral (solo visual, por navegador).
• Apariencia — tema (Claro, Oscuro o Sistema), color de acento de la interfaz y densidad (cómoda/compacta).
• Notificaciones — avisos de agenda dentro de la app.
• Pipeline — nombres, colores y visibilidad de las etapas de venta.
• Reservas — tus enlaces públicos de reserva (ver sección).
• Taller — tu comunidad autónoma y tu firma para el resguardo de depósito (módulo Vehículos).
• Calendario laboral — tu centro de trabajo y los festivos locales para el saldo de vacaciones (módulo RRHH).
• Seguridad — verificación en dos pasos (2FA) para tu usuario (ver sección).
• Cobros — conecta Stripe para cobrar tus facturas con tarjeta (ver sección).
• Importar datos / Exportar datos / Conexión de datos / Suscripción / Datos del negocio / Documentos / Verifactu / Equipo — vistos en sus secciones.

Seguridad · verificación en dos pasos (2FA)

Ajustes → Seguridad

Añade una segunda barrera al iniciar sesión: además de tu contraseña, un código que cambia cada poco y que solo está en tu móvil. Es opcional y se activa por usuario.

Activarla

1. Necesitas una app de autenticación en el móvil: Google Authenticator, 1Password, Authy… (cualquiera vale).
2. En Ajustes → Seguridad, escanea el código QR con esa app.
3. Introduce el código de 6 dígitos que te muestra la app y confirma: queda activada.

A partir de ahí, cada vez que inicies sesión te pediremos ese código además de la contraseña. Puedes desactivarla cuando quieras desde la misma pantalla.

Tema claro y oscuro

Elige cómo quieres ver la aplicación:

• Cambio rápido: el icono sol / luna de arriba a la derecha (junto a tu nombre) alterna claro y oscuro con un clic — en escritorio y en móvil.
• Ajuste completo: Ajustes → Apariencia → Tema, con tres opciones: Claro, Oscuro o Sistema (sigue el modo de tu móvil u ordenador y cambia solo).

Tu preferencia se recuerda en ese navegador. No afecta a tus documentos impresos (factura, presupuesto, albarán), que mantienen su diseño y tus colores de marca.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar la numeración de facturas?

Solo mientras no hayas emitido documentos en el año en curso (se fija en el asistente de bienvenida). Con documentos ya emitidos, la ley impide alterar la serie.

¿Estoy obligado a Verifactu? ¿Qué hace el CRM por mí?

Será obligatorio en 2027 (1 de enero sociedades, 1 de julio autónomos). En Nexvelia One ya funciona: cada factura se registra sola en la AEAT al emitirla y sale con su QR. Tú solo mantienes tus datos fiscales al día y, si te equivocas en una factura, emites su rectificativa en un clic (ver sección Verifactu).

Me equivoqué en una factura ya registrada, ¿qué hago?

No la edites: desde su vista Imprimir pulsa "Crear rectificativa", ajusta el importe de la corrección (en negativo) y guarda — se registra sola con la referencia a la original. Si la factura no debía existir, usa "Anular registro".

¿Por qué no me deja borrar una ubicación o un producto?

Porque tiene movimientos o stock asociados: desactívalo en su lugar — conserva el historial y desaparece de los formularios.

¿Dos personas pueden reservar el mismo hueco?

No: la reserva es atómica. El segundo recibe "esa hora ya no está libre" y otras opciones.

¿Qué pasa si cancelo la suscripción?

Mantienes acceso hasta el final del periodo pagado; después la cuenta queda suspendida y tus datos se conservan un tiempo prudencial por si reactivas.

¿Mis datos están seguros?

Servidores en la UE, cifrado, copia de seguridad diaria y aislamiento completo entre empresas.

¿Cómo contacto con soporte?

El soporte se presta a través de nuestro sistema de tickets. Tiempos de respuesta: prioritario (menos de 24 h) en el plan Completo y estándar (menos de 48 h) en el resto de planes. También puedes escribirnos a info@nexvelia.com.